Le Pôle de Santé Publique des Hospices Civils de Lyon est un pôle transversal d’activités médicales réparties sur 6 thématiques : les Territoires, les Vigilances réglementaires, les Centres régionaux, la Promotion et santé des populations, l’Information médicale, l'appui à la recherche. Ses grandes missions sont conduites en lien avec les directions fonctionnelles centrales, les directions transversales, et les Groupements Hospitaliers.
La chefferie de service est assurée par le Pr Julie HAESEBAERT (CDS) et le Dr Sylvie BIN DOREL (CDS adjointe). Le poste est placé sous l’autorité hiérarchique du Cadre administratif du PSP.
La principale mission du service REC est l’accompagnement méthodologique au montage et à la mise en œuvre de projets de recherche clinique et de recherche sur les services de santé. Les membres du service sont également impliqués dans le déploiement et l’évaluation d’axes du projet d’établissement : partenariat patient, notamment en recherche, littératie en santé et handicap, recherche paramédicale.
Le service travaille en étroite collaboration avec l’ensemble des services cliniques des HCL, la direction de la recherche en santé, la direction de l’innovation et la direction de la qualité et santé populationnelle.
Les activités de la secrétaire s’organisent en collaboration avec l’encadrement médical en binôme avec la Cadre administrative du PSP, et en articulation avec la seconde secrétaire du service. La répartition du temps de travail journalier s’organise selon les taches de fond et les besoins ou demandes spécifiques.
1. Contribution au suivi de l’activité du service :
· Contribution à la collecte et au suivi des données d’activité (indicateurs et plateforme de réception des demandes), à l’enregistrement et suivi des devis d’étude.
· Organisation des réunions hebdomadaires d’évaluation des projets reçu sur la plateforme du service.
· Contribution à la préparation de documents d’études.
2. Contribution à l’organisation et à la vie de service :
· Organisation des réunions des différentes unités (programmation et réservation des salles).
· Organisation de séminaires de service 1 à 2/an.
· Elaboration et diffusion d’une newsletter à l’ensemble du service.
3. Suivi des personnels :
· Gestion des nouveaux arrivants : gestion administrative des demandes, suivi de l’édition des contrats et conventions de stage, ouverture de droits informatiques, gestion des accès, mise à jour de l’organigramme.
· Organisation des stages d’internes et externes en lien avec l’AHU-CCA du service.
· Programmation des évaluations annuelles.
· Gestion des congés en lien avec la chefferie de service.
4. Gestion administrative :
· Ordre de missions : gestion des déplacements et des ordres de mission.
· Gestion logistique du service : interventions techniques, commandes de fournitures, matériels.
· Gestion du courrier, envoi de colis.
· Archivage.
5.Gestion de l’agenda de la Cheffe de service : réunions, RDV, enseignements
Savoir faire
- Autonomie, polyvalence, capacités d’adaptation dans la limite de ses fonctions.
- Capacité à rendre compte.
- Sens de l’organisation et de la priorisation des activités.
Savoir être
- Qualités relationnelles, discrétion.
- Prise d’initiative.
- Esprit d’équipe et capacité d’adaptation.
CONDITIONS REQUISES
- Compétences en lien avec les activités du poste.
- Connaissance de l’environnement hospitalier et de l’institution des HCL.
- Intérêt pour l’activité de recherche en santé.
- Connaissance des outils informatiques bureautiques dédiés (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, navigation, …).