Les Hospices Civils de Lyon, ce sont 13 hôpitaux publics, tous animés par une triple mission : le soin, la recherche et l’enseignement. Nous formons ensemble une communauté de 24 000 femmes et hommes, soignants et non soignants, partageant une seule et même vocation : soigner et prendre soin de chaque patient, quelles que soient sa situation et ses pathologies, tout au long de sa vie.
Le Groupement Hospitalier Centre regroupe trois établissements : l’hôpital Edouard Herriot, l’hôpital des Charpennes et le Centre de soins dentaires. Il est une référence dans de nombreuses spécialités médicales et chirurgicales, les pathologies bucco-dentaires de l’adulte et de l’enfant et la prise en charge des patients âgés.
La fonction de coordonnateur/trice des secrétariats consiste à assurer l’encadrement de proximité et l’animation d’équipes de secrétaires dont il/elle est hiérarchiquement responsable. Le pôle médecine comprend environ 55 ETP de secrétaires médicales. Le/la coordonnateur/trice des secrétariats est en contact permanent avec les chef(fe)s de service, le/la cadre supérieur(e) et les cadres de santé ainsi que les directions fonctionnelles (RH, SIL, bureaux des admissions, services généraux, qualité, etc.). Il travaille sous l’autorité hiérarchique du/de la cadre administratif/ve de pôle.
1 - Gestion des ressources humaines dont il/elle a la responsabilité (recrutement, gestion du temps de travail, formation, évaluation) :
Organisation du recrutement des nouveaux agents,
Accueil, accompagnement et aide à l’intégration des nouveaux agents,
Gestion des demandes de stagiaires secrétaires médicales,
Elaboration des plannings des secrétaires et organisations de travail, validation des congés et organisation des présences et absences sur site,
Préparation et réalisation des entretiens professionnels en lien avec le Cadre Administratif de Pôle,
Suivi et mise à jour de Chronos (suivi des comptes d'heures),
Préparation du plan de formation en lien avec le Cadre Administratif de Pôle,
Soutien logistique aux secrétariats (locaux, outils informatiques, recensement des besoins au plan d'équipements, etc.).
Elaboration et mise à jour des procédures et bonnes pratiques des secrétariats,
Suivi des évènements indésirables et proposition des mesures correctrices,
Réalisation d’audits, d’études et d’enquêtes auprès des différents services du PAM en fonction des projets en cours,
Animation de réunions et des points Lean,
Production et suivi des indicateurs d’activité des secrétariats (taux de décroché téléphonique, suivi de la FHR, délai moyen des télé-demandes, etc.),
2- Participation à la gestion de projets :
Gestion des projets relatifs aux secrétariats en lien avec les orientations institutionnelles (dématérialisation, parcours patient, performance secrétariat, etc.).
Suivi des données RH des secrétariats (mise à jour mensuelle du tableau des emplois)
Une parfaite connaissance du métier de secrétaire médicale est demandée - Titre de secrétaire médicale et médico-sociale de niveau IV recommandé.
Une expérience managériale et d'animation d’équipe représente une plus-value.
Le poste nécessite la maîtrise du pack office (Word, Excel, Power Point, Outlook) et des logiciels Easily, Chronos.
Savoir-être :
Très bonne capacité relationnelle et diplomatie,
Sens de l’organisation et capacité à gérer les priorités,
Capacité à prendre des initiatives et capacité à rendre compte,
Esprit d’équipe.