Les Hospices Civils de Lyon, ce sont 13 hôpitaux publics, tous animés par une triple mission : le soin, la recherche et l’enseignement. Nous formons ensemble une communauté de 24 000 femmes et hommes, soignants et non soignants, partageant une seule et même vocation : soigner et prendre soin de chaque patient, quelles que soient sa situation et ses pathologies, tout au long de sa vie.
Les Hospices Civils de Lyon, ce sont 13 hôpitaux publics, tous animés par une triple mission : le soin, la recherche et l’enseignement. Nous formons ensemble une communauté de 24 000 femmes et hommes, soignants et non soignants, partageant une seule et même vocation : soigner et prendre soin de chaque patient, quelles que soient sa situation et ses pathologies, tout au long de sa vie.
ETABLISSEMENT :
Institut de formation des aides-soignants Clémenceau
RATTACHEMENT : DRHF
Sous la responsabilité du Directeur en collaboration avec l’équipe pédagogique, le/la secrétaire participe à la gestion administrative, financière et pédagogique des instituts ainsi qu’à l’accueil et à l’information des élèves.
Lien hiérarchique : directeur de l’IFAS
Liens fonctionnels : cadres de santé formateurs, autres directeurs d’instituts et écoles, Direction des IFCS
o Accueil physique et téléphonique du public, des élèves, intervenants, partenaires internes et externes
o Organisation du Gestion administrative de la sélection
o Rédaction des devis et des conventions de formation
o Suivi des dossiers de prise en charge financière de la formation sous la responsabilité du directeur
o Gestion des dossiers administratifs pour la pré rentrée et rentrée scolaire des instituts à la demande du directeur et du responsable pédagogique : rétro planning, suivi des dossiers, préparation des documents
o Participation à la mise en œuvre du dispositif de formation
o Participation à la mise en œuvre de la démarche qualité, gestion des risques au travers de la saisie et
du suivi d’indicateurs
o Saisie des enquêtes
o Participation à l’organisation des instances de la gouvernance et secrétariat de séance
o Participation à la rédaction du bilan d’activités et des documents de présentation des instances (mise en forme de données statistiques pour alimentation de diaporama
o Déclaration des accidents du travail des élèves
o Participation aux réunions institutionnelles à la demande de la direction
o Réception, traitement et suivi du courrier journalier
o Gestion des dossiers des intervenants Responsable de l’archivage des documents
o Saisie et suivi des données des élèves enregistrés sur le logiciel de scolarité
Expérience professionnelle en secrétariat
o Organisation (savoir identifier les priorités) et rigueur,
o Maitrise des logiciels Word/Excell/PPT/Outlook
o Utilisation du support Berger Levrault et de la plateforme Teams
o Maitrise de l’orthographe et de la syntaxe
o Capacités rédactionnelles
o Discrétion et respect du secret professionnel
o Disponibilité et adaptabilité
o Autonomie et force de propositions
o Anticipation
o Communication adaptée (capacité d’écoute notamment dans la relation avec les apprenants)
o Esprit de collaboration
o Relationnelles,
o Fiabilité
o Ouverture d’esprit
o Flexibilité
o Sens de l’équipe
Pour les professionnels titulaires de la fonction publique, le poste est à pourvoir par voie de mobilité interne, mutation ou détachement
Pour les professionnels non-titulaires, le poste est à pourvoir en CDD avec possibilité de mise en stage rapide afin d’accéder au statut de la fonction publique.