Les Hospices Civils de Lyon, ce sont 13 hôpitaux publics, tous animés par une triple mission : le soin, la recherche et l’enseignement. Nous formons ensemble une communauté de 24 000 femmes et hommes, soignants et non soignants, partageant une seule et même vocation : soigner et prendre soin de chaque patient, quelles que soient sa situation et ses pathologies, tout au long de sa vie.
Le présent poste à pourvoir a pour double mission d’assurer :
- d’une part la gestion des conventions de partenariat et de certains dossiers de la Direction des Coopérations et de la Stratégie Territoriale, ainsi que la suppléance du secrétariat
- d’autre part le secrétariat de la Direction Transversale de la Pharmacie et de la Stérilisation
Les deux directions sont situées au même étage au Siège des HCL, en proximité immédiate.
La Direction des Coopérations et de la Stratégie Territoriale des Hospices Civils de Lyon a deux missions principales, visant à conforter le positionnement de recours et d’excellence des différentes activités des groupements hospitaliers :
- Développer les actions de coopération inter-établissements et avec les professionnels de ville sur le Territoire Universitaire de Santé,
- Définir et accompagner la mise en œuvre de la stratégie médicale des HCL pour la totalité de ses disciplines sur l’ensemble du territoire, en déclinaison du Projet Stratégique 2035 des HCL.
Elle est composée de trois directrices, de Trois attachées d’administration hospitalière, d'un(e) gestionnaire des conventions (présent poste à pourvoir à temps partagé avec la DTPS) et d'une assistante de direction.
La Direction Transversale de la Pharmacie et de la Stérilisation regroupe dans une Pharmacie à Usage Intérieur (PUI) des 5 sites pharmaceutiques dans les Groupements Hospitaliers (GH) qui composent les HCL (Centre, Est, Nord, Sud et Renée Sabran) ainsi que la Pharmacie et la Stérilisation Centrale. La PUI répond aux besoins pharmaceutiques des personnes prises en charge par l'établissement. Elles participent à la recherche et à l’innovation (Essais cliniques, Phages, Car-T cells, MTI [Médicaments de Thérapies Innovantes]). Elle dispose de plateaux techniques performants permettant la préparation et le contrôle de médicaments stériles et non stériles (anticancéreux, radiopharmaceutiques, nutrition parentérale...), assure l'activité de stérilisation de tous les GH.
Elle est composée d'une directrice, d'une attachée d’administration hospitalière, de deux ingénieurs, de deux cadres supérieurs de santé, d'une cadre de santé en charge de la logistique pharmaceutique et d'un(e) assistant(e) de direction (présent poste à pourvoir à temps partagé avec la DCST).
Vos missions:
Gestion des conventions partenariales:
Rédaction et/ou relecture des conventions en lien avec les attachées d’administration et en lien avec les interlocuteurs internes et externes aux HCL
Suivi du circuit de signature
Enregistrement dans le logiciel métier et dans le tableau de suivi
Lien avec les interlocuteurs sur l’exécution financière des conventions
Suivi des échéances et mise en œuvre du processus de renouvellement en lien avec l’ensemble des interlocuteurs concernés
Suivi de dossiers thématiques (IVG, maladies rares….):
Suivi d’activité en lien avec les équipes médicales et administratives
Planification et mise en œuvre opérationnelle d’événements
Mise à jour de bases de données internes aux services
Le gestionnaire de conventions pourra être amené à assurer le suivi d’autres dossiers pour la Direction des Coopérations et de la Stratégie Territoriale.
Secrétariat de direction:
Organisation et suivi des réunions pour la Directrice de la DTPS : gestion des agendas, organisation logistique, préparation des éléments de dossiers nécessaires à la tenue de la réunion…
Suppléance de la secrétaire de la DCST : organisation et suivi des réunions pour l’équipe de la DCST
Mise en forme de courriers, de tableaux et de tout type de documents en fonction des demandes
Accueil téléphonique et physique en lien avec la secrétaire de la DCST
Commande et gestion des fournitures du service
Tenue du service (mise à jour des affichages, gestion de l’imprimante, gestion des demandes en lien avec les services techniques et informatiques)
Vos savoirs et savoirs-faire:
Expérience d’assistant de direction souhaité ou expérience équivalente
Connaissances de l’organisation hospitalière et de gestion administrative
Très bonne maîtrise d'Outlook, Powerpoint, Word, Excel, Teams, Skype...)
Très bonnes capacités rédactionnelles
Capacité à hiérarchiser les tâches
Votre savoir-être:
Grande capacité d’organisation et d’anticipation
Grandes qualités relationnelles et sens de l’accueil
Discrétion et respect de la confidentialité
Autonomie
Force de proposition
Vos conditions de travail:
Rémunération selon la grille indiciaire pour les fonctionnaires AMA ou Adjoint administratif
Pour les professionnels titulaires de la fonction publique, le poste est à pourvoir par voie de mobilité interne, mutation ou détachement. Pour les professionnels non titulaires, le poste est à pourvoir en CDD avec possibilité de mise en stage afin d’accéder au statut de la fonction publique.
Poste situé au Siège administratif des Hospices Civils de Lyon - 3 Quai des Célestins - 69002 LYON
Poste à 100% sur la base de 37H30 + 28 jours de Congés Annuels et 15 jours de RTT
Bureau commun avec l’assistante de direction de la DCST