Les Hospices Civils de Lyon, ce sont 13 hôpitaux publics, tous animés par une triple mission : le soin, la recherche et l’enseignement. Nous formons ensemble une communauté de 24 000 femmes et hommes, soignants et non soignants, partageant une seule et même vocation : soigner et prendre soin de chaque patient, quelles que soient sa situation et ses pathologies, tout au long de sa vie.
Les Hospices civils de Lyon sont dirigés par un Directeur général, secondé par une Directrice générale adjointe. Il met en oeuvre la politique générale et conduit la gestion de l'établissement, en lien avec toutes les instances internes.
En soutien de son action, le Directeur général dispose à la Direction générale d'une équipe en charge des affaires générales, portée par une attachée d'administration hospitalière. Cette équipe comprend deux agents : un cadre intermédiaire (objet de la présente fiche de poste" et un agent administratif.
Sous la responsabilité de l'attachée en charge des affaires générales, vos missions seront principalement de :
- coordonner et assurer la continuité des missions relevant des affaires générales (circuit parapheur et courrier, ordre de mission, garde de direction)
- participer directement à la gestion des instances délibérantes internes, dont le conseil de surveillance, présidé par le Maire de Lyon, et le directoire.
- assurer la gestion de projet visant la modernisation du circuit des parapheurs et en assurer l’exécution
- assurer la gestion des congés de l'équipe de direction et du CET (Compte épargne temps)
- structurer la gestion documentaire et l'archivage (papier et numérique)
- Appui aux missions confiées à l'attachée (gestion des relations avec les prestataires externes, référent maintenance et nettoyage, missions opérationnelles liées à la vie du siège)
Formation d'assistant de direction et/ou de secrétaire médical(e) / adjoint des cadres
Formation niveau Bac+3
Une 1ère expérience en tant que gestionnaire administratif sera appréciée
Maîtrise des logiciels bureautiques Word, Excel, Power Point et des fonctionnalités Outlook
Maitrise des outils de visioconférence
Qualités rédactionnelles
Très bonnes capacités d’organisation et de méthode
Tact et discrétion
Adaptabilité et disponibilité
Rigueur, autonomie et sens des responsabilités
Souci de transmission de l’information, capacité au travail en équipe
Le poste est situé au siège administratif des Hospices Civils de Lyon - 3 Quai des Célestins, Lyon 2
Poste à temps complet à repos fixe : 37h30 hebdomadaire - 28 jours de congés annuels et 15 jours de RTT
Horaires à définir en complémentarité du binôme
Prise en charge de 75% des frais de l'abonnement transport en commun par l'employeur
Selon les grilles indiciaires de la fonction publique hospitalière Adjoint des cadres ou AMA
Hors fonction publique : Rémunération brute annuelle à partir de 27 000€ selon expérience
Pour les professionnels titulaires de la fonction publique, le poste est à pourvoir par voie de mobilité interne, mutation ou détachement.
Pour les professionnels non-titulaires, le poste est à pourvoir en CDD avec possibilité de mise en stage rapide ou concours suivant le grade afin d’accéder au statut de la fonction publique.