Les Hospices Civils de Lyon, ce sont 13 hôpitaux publics, tous animés par une triple mission : le soin, la recherche et l’enseignement. Nous formons ensemble une communauté de 24 000 femmes et hommes, soignants et non soignants, partageant une seule et même vocation : soigner et prendre soin de chaque patient, quelles que soient sa situation et ses pathologies, tout au long de sa vie.
L'institut de formation aux carrières de santé secteur Est comprend :
· l'Institut de Formation d’Ambulanciers,
· l'Institut de Formation de Manipulateurs d’Electroradiologie Médicale,
· l'Institut de Formation en Soins Infirmiers,
· l'Institut de Formation d’Aides-Soignants,
· le Centre de Documentation
L’institut de Formation en Soins Infirmiers Esquirol est situé 3-5 avenue Esquirol - Lyon 3
Il assure la formation d’étudiants infirmiers sur 3 ans
Capacité d’accueil : 180 étudiants infirmiers par promotion
Ressources humaines : 26 ETP formateurs et 4,75 ETP secrétaires
Relations hiérarchiques : Direction des Soins (Directeur des Soins et des cadres supérieurs de santé)
Relations fonctionnelles : Cadres de santé formateurs, formateurs des autres instituts de formations, intervenants extérieurs, documentalistes, équipe de coordination.
Sous la responsabilité de la directrice et des Cadres Supérieurs de Santé et dans le cadre d’une collaboration au sein du pôle de secrétariat et de l’équipe pédagogique, la secrétaire participe à la gestion administrative, financière et pédagogique des instituts de formation en soins infirmiers ainsi qu’à l’accueil et à l’information des étudiants.
Missions et activités :
Participation à la gestion administrative de l’IFSI, en collaboration avec l’équipe de secrétaires
Gestion des dossiers de prise en charge financière de la formation infirmière sous la responsabilité de la directrice et en lien avec la responsable de la Régie
Participation à la mise en œuvre du dispositif de formation : évaluation, gestion stage, certification, suivi du présentéisme des étudiants
Participation à la mise en œuvre de la démarche qualité, gestion des risques au travers de la saisie et du suivi d’indicateurs
Participation à l’organisation des instances de la gouvernance de l’IFSI en lien avec la directrice et la secrétaire de direction
Gestion des modalités d’admission en IFSI en lien avec la directrice et le cadre supérieur
Participation aux réunions institutionnelles à la demande de la direction
Participation au roulement des permanences téléphoniques et physiques des secrétariats d’accueil
Compétences et qualités requises :
Organisation et anticipation,
Discernement,
Collaboration, sens de l’équipe,
Adaptation
Intérêt pour la pédagogie
Maitrise de l’orthographique et de la syntaxe
Relationnelles,
Fiabilité,
Rigueur,
Discrétion.
Pré requis :
Maîtrise informatique Word, Excel, PowerPoint,
Maitrise du logiciel Outlook,
Niveau de maitrise informatique : confirmé,
Connaissance du logiciel WIN souhaitée.
Diplômes et/ou qualifications requises :
BTS Gestion Administrative.
Conditions de travail :
Temps plein
Permanence téléphonique à assurer à tour de rôle au sein de l’équipe du secrétariat
Repos fixes avec une variabilité ponctuelle en fonction d’évènements institutionnels particuliers (concours, forums…)
Possibilité de télétravail
Congés et RTT priorisés sur les congés scolaires des étudiants et accordés selon les nécessités de service.
Pour les professionnels titulaires de la fonction publique, le poste est à pourvoir par voie de mobilité interne, mutation ou détachement.
Pour les professionnels non-titulaires, le poste est à pourvoir en CDD avec possibilité de mise en stage rapide afin d’accéder au statut de la fonction publique.