Le Pôle de Santé Publique des Hospices Civils de Lyon est un pôle transversal d’activités médicales réparties sur 6 thématiques : les Territoires, les Vigilances réglementaires, les Centres régionaux, la Promotion et santé des populations, l’Information médicale, l'appui à la recherche. Ses grandes missions sont conduites en lien avec les directions fonctionnelles centrales, les directions transversales, et les Groupements Hospitaliers.
La/Le secrétaire est un référent opérationnel dans le service de Médecine et Santé au Travail pour les établissements du GHC et pour certains dossiers transversaux.
Il/Elle est placé(e) sous la responsabilité opérationnelle de l'encadrement médical de l'équipe et sous la responsabilité hiérarchique du cadre de santé du service. Il/Elle est placé(e) sous la responsabilité fonctionnelle du médecin cheffe de service.
Il/Elle collabore avec l'équipe médicale, l'infirmier du service et en transversal HCL.
Constitution de l'équipe du GHC : 3 médecins, 5 infirmiers, 3 secrétaires, 1 psychologue, 1 cadre de santé.
Les missions :
Gestion des agendas des médecins : prise de rendez-vous et organisation de réunions;
Gestion des appels téléphoniques;
Gestion de la messagerie électronique du service;
Gestion des courriers reçus ou à émettre (tri, frappe, mise en forme, etc.);
Suivi de demandes diverses (petits travaux, commande de fournitures et matériels, etc.);
Frappe ou mise en forme de lettres types, comptes rendus, diapositives, cours et protocoles, etc.
Accueil présentiel et téléphonique des agents, et leur orientation avec diffusion d'informations d'ordre général;
Gestion des convocations pour les visites à caractère obligatoire;
Aide à la préparation des campagnes de prévention avec création d'affiches;
Saisie de données.
Qualifications
Etre titulaire d'un diplôme de secrétariat;
Expérience souhaitée.
Compétences
Sens de l'accueil - Disponibilité, capacité d'écoute;
Sens du travail en équipe - Capacité à transmettre les informations;
Capacité à répondre à une diversité de demandes simultanées;
Prise d'initiatives dans le périmètre de la fonction et des responsabilités;
Maitrise du Pack Office indispensable.
Savoir être
Communication mesurée et adaptée au contexte et aux interlocuteurs;
Aptitude aux relations humaines : médiation, gestion du stress et maitrise de soi;
Sens de la hiérarchie, des responsabilité et de l'exemplarité;
Autonomie et capacité d'initiatives dans le périmètre du poste.
Conditions
Poste à temps plein en 37h30 par semaine, classé à repos fixes, sans télétravail et soumis au pointage; donnant droit à 28 CA + 15 RTT sur le base d'une année pleine.
Affectation GHC - Déplacements possibles sur les différents établissements HCL;
Amplitude horaire 8h-17h, adaptable à l'organisation du travail et aux contraintes liées à l'activité;
Modifications de planning en interne : pas de suppléance extérieure à l'équipe;