Les Hospices Civils de Lyon, ce sont 13 hôpitaux publics, tous animés par une triple mission : le soin, la recherche et l’enseignement. Nous formons ensemble une communauté de 24 000 femmes et hommes, soignants et non soignants, partageant une seule et même vocation : soigner et prendre soin de chaque patient, quelles que soient sa situation et ses pathologies, tout au long de sa vie.
La secrétaire du service Promotion, Prévention et santé Populationnelle (3P) travaille en collaboration avec l’encadrement médical/paramédical du service, dans le respect de la réglementation et des orientations nationales
La secrétaire est placée sous l’autorité hiérarchique du Cadre Administratif du pôle. Il est rattaché en fonctionnel au cadre de santé et en lien opérationnel avec l’équipe médicale du Service 3P.
Ses missions hospitalières sont :
- Gérer les agendas des médecins et du cadre de santé : prise de rendez-vous et organisation de réunions, en réseau avec les secrétaires des interlocuteurs du 3P et du PSP.
- Assurer l'accueil continu en présentiel et au téléphone : suivi des réponses téléphoniques, de la messagerie téléphonique et électronique, coordination avec des secrétaires de proximité.
- Gérer le flux et les supports bureautiques : saisie ou mise en forme de lettres types, comptes rendus, diaporamas, cours, bilans annuels, procédures, rédaction de notes en direct lors d’une dictée ou d’une réunion, suivi des courriers reçus ou à émettre, archivage dématérialisé, etc. dans le respect des modalités institutionnelles.
- Assurer la diffusion d’informations auprès interlocuteurs du 3P, du PSP, de l’institution ou partenaires hors HCL.
- Coordonner la gestion logistique du 3P : interventions techniques, commandes de fournitures et matériels….
- Participer à l'organisation de campagnes de prévention et promotion en santé avec création d’affiches, de flyers, etc.
- Saisir des données d'enquêtes, de projets, etc.
Conditions de travail:
- Horaires adaptables sur la base de 7H30, amplitude horaire du service de 8h à 17h.
- Déplacements dans les établissements des HCL et hors HCL de la région. Horaires journaliers adaptés à l’organisation du travail et à l’activité, ajustables en fonction de l’actualité du service.
Compétences et qualifications requises
Aptitude aux relations humaines : maîtrise de soi, capacité à prendre du recul ;
- Communication mesurée et adaptée au contexte et aux interlocuteurs ;
- Sens de la hiérarchie, des responsabilités, aptitude à rendre compte ;
- Capacité à une collaboration fonctionnelle en équipe : sens du travail participatif, prise en compte des remarques ;
- Esprit d'initiative et de créativité dans les limites de son poste.
Qualité organisationnelle : rigueur et précision dans les méthodes, adaptabilité, transmission et gestion des priorités ;
- Capacité à faire face à un changement rapide d’organisation, à répondre à une diversité de demandes simultanées, rapidité d’exécution des tâches demandées ;
- Qualités rédactionnelles, esprit d’analyse, de synthèse.
Conditions requises
- Titulaire d'un diplôme de secrétariat
- Connaissance de l’environnement hospitalier et possiblement de l’institution HCL ;
- Cursus professionnel dans le domaine du secrétariat hospitalier diversifié > 5 ans.
- Maîtrise des outils informatiques bureautiques (Pack-Office).