[PSP / SIEGE]ASSISTANTE ADMINISTRATIVE DE POLE _POLE SANTE PUBLIQUE

Vous souhaitez intégrer un pôle dynamique au sein d’un établissement hospitalier de référence ?
Nous recrutons une Assistante administrative polyvalente, rigoureuse et autonome, pour accompagner la direction du pôle dans ses missions quotidiennes : secrétariat, organisation logistique, suivi administratif, appui aux équipes médicales et communication interne.

Positionnement dans l'organisation

• Rattachement hiérarchique : Cadre administratif du pôle

• Relations fonctionnelles : Chefs de service, médecins, cadres du pôle, secrétaires médicaux et administratifs, directions fonctionnelles (RH, finances, qualité, informatique…), partenaires extérieurs (ARS, ABM, Université Claude Bernard Lyon 1, etc.)

Misions principales

1. Gestion du secrétariat administratif

• Accueil physique et téléphonique sur site.

• Gestion du courrier, courriels, rédaction de documents administratifs simples.

• Mise à jour de tableaux de bord, plannings et bases de données.

2. Organisation logistique et gestion des agendas

• Planification des rendez-vous du quatuor de Pôle (Chef de Pôle, Directeur, Cadres soignants et Administratif)

• Organisation des réunions (réservations, convocations, préparation des dossiers, relances, listes de présence, installation).

• Rédaction et diffusion des comptes-rendus avec suivi des actions.

• Coordination des événements internes (AG, conférences, réunions).

• Gestion des arrivées, départs et planning des stagiaires.

• Gestion du matériel (papeterie, informatique, fournitures).

3. Suivi administratif des activités du pôle

• Participation à la gestion des dossiers transversaux : conventions, appels à projets, rapports d’activité.

• Appui à la collecte de données et facturation trimestrielle des transports d’organes.

• Gestion des comptes logistiques : ordres de mission France et étranger, frais, locations, fournitures.

• Réception, vérification, enregistrement, suivi et contribution aux dialogues de gestion.

• Suivi des échéanciers, relances administratives, archivage papier et numérique.

• Veille au respect des délais réglementaires.

4. Appui aux professionnels de santé

• Interface avec les services hospitaliers pour besoins logistiques ou organisationnels.

• Gestion de la diffusion des protocoles, procédures et communications internes.

5. Actions de communication

• Contribution à la gestion et à la mise à jour du site intranet.

• Élaboration et diffusion des newsletters internes.

• Diffusion des communications internes aux équipes du pôle.