Le Pôle de Santé Publique des Hospices Civils de Lyon est un pôle transversal d’activités médicales réparties sur 6 thématiques : les Territoires, les Vigilances réglementaires, les Centres régionaux, la Promotion et santé des populations, l’Information médicale, l'appui à la recherche. Ses grandes missions sont conduites en lien avec les directions fonctionnelles centrales, les directions transversales, et les Groupements Hospitaliers.
Le secrétariat de la direction médico-administrative du pôle de santé publique regroupe deux assistant(e)s administratif(ve)s avec des missions propres à la direction médico-administrative (DMA) du pôle du PSP.
Les deux assistant(e)s administratif(ve)s de la DMA du PSP ont également un rôle d’appui auprès des secrétariats du PSP pour garantir, sous la responsabilité du cadre administratif de pôle (CAP) du PSP, l’homogénéité de pratiques et la continuité d’activité des secrétariats. Elles peuvent temporairement réaliser certaines tâches prédéfinies pour le compte d’un ou plusieurs services du PSP localisés à Lacassagne, après analyse de la situation avec la CAP du PSP.
L’assistant(e) administratif(ve) est placé sous l’autorité hiérarchique du CAP de pôle, en lien avec une organisation définie avec le cadre supérieur de santé (CSS) du pôle. Elle travaille sur le plan fonctionnel avec l’équipe élargie de la direction médico-administrative du Pôle : le chef de pôle et les 4 adjoints, le directeur référent, le CAP, le CSS.
Ce profil de poste définit, en priorité, les tâches identifiées ci-dessous de façon coordonnée et partagée entre les deux assistant(e)s de la DMA du PSP.
La répartition du temps de travail journalier, ainsi que la liste des tâches peuvent évoluer selon les besoins définis par la DMA du PSP.
Une continuité d’activité entre les deux postes d’assistant(e) administratif(ve) est strictement nécessaire.
Les missions communes d’assistance à la gestion administrative du pôle santé publique sont :
1/ Participer au fonctionnement général de la DMA du PSP
Concourir à la gestion du secrétariat PSP
- Garantir l’accueil physique et téléphonique des personnes
- Assurer la continuité de réponse en dehors de l’amplitude horaire journalière de 8h à 18h : répondeur téléphonique, message d’absence ou de télétravail…
- Organiser et transmettre les informations du PSP ou institutionnelles selon les composantes/thématiques du pôle
- Organiser des réunions : bureaux de pôle, comités, visites, conférences, événements, commissions…
- Participer à la préparation des supports de présentation (PPT, affiches, programmes, etc.) dans le respect de la charte graphique des HCL
- Gérer les agendas et prises de rendez-vous des membres de la DMA : chef de pole, directeur référent, CAP, CSS et sur demande des chefs adjoints
- Administrer le courrier :
o Coordonner les différents circuits de signature, notamment avec la Direction Générale des Hospices Civils de Lyon, les directeurs de groupement, l’Agence Régionale de Santé et tous les organismes financeurs du pôle
o Gérer le courrier postal à l’arrivée et au départ : proposition de rédaction, mise en forme, signatures
o Renseigner le N° de courrier sortant dans le tableau des flux de courriers et archiver le courrier selon la thématique dans le dossier commun sur le serveur PSP.
- Rédiger ou formaliser des courriers, documents, procédures ou protocoles, tableaux, mails, diaporamas, rapports, comptes rendus et supports de communication dans le respect de la charte graphique des HCL
- Gestion des documents du PSP et archivage dématérialisé dans le dossier commun sur le serveur PSP et sur le disque dur externe du PSP
- Partager les tâches tracées et les états d’avancements horodatés des missions confiées aux deux assistant(e)s.
Un suivi hebdomadaire est planifié entre les deux assistant(e)s administratif(ve)s, le CAP et le CSS.
Gérer administrativement les ordres de mission (OM) concernant les déplacements en France et à l’étranger, de personnels médicaux et non-médicaux du PSP :
- Réceptionner et vérifier tous les ordres de mission du pôle selon les modalités réglementaires et les attendus du directeur référent du PSP, avant la mise à la signature en réunion hebdomadaire de DMA,
- Renseigner le N° OM sur le document signé avant envoi au secrétariat du service demandeur, et tracer dans le tableau du dossier commun sur le serveur PSP
- Réaliser la réservation de transports ferroviaires ou aériens dans l’application institutionnelle Globeo
- Distribuer et suivre les demandes individuelles de tickets de transport en commun pour des déplacements professionnels ponctuels
- Tracer exhaustivement les OM et documents associés dans le dossier commun sur le serveur PSP
- Suivre les budgets des OM par UF du PSP et transmettre en reporting trimestriel (au minimum) auprès de la DMA
- Former les nouveaux arrivants (dans les services et composantes du PSP) à l’activité de rédaction des OM et de suivi des ordres de mission.
Établir le calendrier annuel des évènements et séminaires au sein du PSP :
- Construire le calendrier annuel 4 mois avant l’année à venir, et valider en réunion hebdomadaire DMA du PSP.
- Anticiper et piloter chaque évènement avec le CAP et le CSS du PSP.
- Préparer les étapes opérationnelles et de gestion administrative des évènements, en lien avec les directions, services et composantes, selon le cas.
- Tracer dans le dossier commun sur le serveur PSP.
Coordonner la logistique et les commandes (fournitures de bureau, équipements…) pour le compte du PSP en lien avec les services et composantes du PSP :
- Réaliser les commandes pour la DMA du PSP dans les applications institutionnelles
- Assurer la gestion des commandes en lien avec les référents des Groupements Hospitaliers et du Siège
- Contribuer au plan d’équipement annuel : tenue du calendrier, propositions, suivi des consommations, alerte de la DMA...
- Gérer les demandes de réparation ou demandes logistiques
- Assurer la traçabilité des commandes ou des réparations dans le dossier commun sur le serveur pôle,
Participer à l’intégration des nouveaux arrivants au sein des différents services du PSP, en coordonnant :
- Les demandes de création de compte informatique pour les agents extérieurs (avec le référent SIL)
- Les accès aux locaux, badges de Lacassagne (avec le référent DPSG)
- Les accès informatiques et des habilitations spécifiques aux différents logiciels institutionnels (avec le référent SIL)
- Les autorisations et les renouvellements de télétravail.
Contribuer à la gestion des locaux du PSP :
- Renseigner le calendrier des opérations de travaux architecturaux ou de transfert de locaux du PSP à l’échelle des HCL
- Assurer le suivi et les alertes des opérations de locaux du pôle, en lien avec la DMA élargie du PSP
- Préparer en fin d’année, le recensement annuel des locaux du pôle avec tous les secteurs et mettre à jour le support
- Tracer dans le dossier commun sur le serveur PSP.
2/ Participer à la gestion des ressources humaines avec le CSS et le CAP
- Contribuer à renseigner les absences/présences dans l’outil de gestion Chronos par délégation de responsabilité du CAP et CSS.
Signaler d’éventuelles alertes ou anomalies.
- Participer à la mise à jour des mouvements des personnels médicaux et paramédicaux : suivre les « entrées /sorties » des agents du PSP en lien avec la DMA, selon les catégories de personnels.
Préparer un reporting trimestriel de ces situations pour une restitution en DMA
- Préparer annuellement le plan de formation du PSP en avril/mai et le suivi des formations incendie, en particulier : recensement des besoins, alerte de la DMA
- Participer au suivi des recrutements dans l’application Beetween par délégation de responsabilité du CAP et CSS
o Suivre la parution des profils de poste dans Pixel et Beetween
o Suivre les candidatures/poste publié avec le recruteur dans les délai impartis
3/ Participer à la gestion des financements des activités du PSP, sous la coordination du CAP du PSP
- Contribuer à la gestion du suivi des budgets des services et composantes du pôle, en lien avec DAF et DITOP
- Gérer la planification annuelle des dialogues de gestion au sein des HCL et avec les financeurs externes HCL par secteur bénéficiant d’une dotation dédiée
- Participer à la réalisation des bilans financiers et des budgets prévisionnels
- Renseigner le planning des conventions pour assurer les renouvellements des conventions dans les délais et gestion de certaines d’entre elles en coordination avec le CAP
- Intégrer des conventions dans l’application institutionnelle Score
- Préparer la facturation des forfaits PO (prélèvements d’organes) aux établissements de santé en lien avec la coordination hospitalière des prélèvements d’organes, la direction des affaires financières, les services économiques.
4/ Organisation et Communication en lien avec le CAP, le CSS et les adjoints du PSP
- Assurer la mise en forme, la gestion et la mise à jour des supports de communication du PSP (papier en tête…) conformément à la charte institutionnelle HCL.
- Assurer la diffusion d’évènements et de supports de communication auprès des composantes et services du pôle.
- Gérer l’espace intranet du PSP (Pixel) en lien avec le CAP, le CSS et le conseiller qualité
o Mise à jour de l’organigramme du pôle et des organigrammes/composantes ou services du PSP
o Recensement régulier des modifications et mise à jour de l’annuaire du PSP
o Publication d’articles/actualités intranet après validation par la DMA
o Organiser la réunion trimestrielle des référents communication du PSP pour assurer le suivi de leurs pages intranet
- Gérer l’espace internet du PSP en lien avec le CAP, le CSS et le référent de la direction de la marque et de la communication
- Organiser la gestion et le suivi de la mise à jour du dossier d’archivage commun en lien avec la DMA selon l’arborescence en vigueur.
- Gérer la documentation du système qualité pour l’axe appui à la recherche du PSP et assister l’ingénieure qualité dans les tâches administratives définies avec la DMA.
Savoir faire
- Autonomie, polyvalence, capacités de prises d’initiatives et d’adaptation dans la limite de ses fonctions.
- Capacité à rendre compte.
- Qualités rédactionnelles et orthographiques, maitrise de la formalisation écrite et de la prise de notes en réunion.
- Esprit d’analyse, de synthèse, de méthode et de rigueur.
- Sens de l’organisation et de la priorisation des tâches.
Savoir être
- Qualités relationnelles, discrétion et sens de la communication adaptée aux contextes et interlocuteurs.
- Respect de la hiérarchie et de la discrétion imposés aux fonctionnaires et contractuels de la fonction publique.
- Esprit d’équipe et capacité d’adaptation.
Conditions requises :
- Titulaire sur les grades d’adjoint des cadres hospitaliers (ACH) ou d’assistante médico administrative (AMA) ou d’un diplôme équivalent.
- Connaissance de l’environnement hospitalier et de l’institution des HCL est un plus.
- Cursus professionnel dans le domaine du secrétariat hospitalier diversifié et de la gestion administrative > 5 ans souhaité.
- Maîtrise impérative des outils informatiques bureautiques et des logiciels institutionnels.
•Pour les professionnels titulaires de la fonction publique, le poste est à pourvoir par voie de mobilité interne, mutation ou détachement.
•Pour les professionnels non-titulaires, le poste est à pourvoir en CDD avec possibilité de mise en stage rapide afin d’accéder au statut de la fonction publique.