L’hôpital Renée Sabran est un établissement pavillonnaire de 250 lits à l'activité uniquement programmée. L'attractivité de l'établissement situé dans le Var s'étend sur l'ensemble de la région PACA. L'expertise médicale est reconnue sur le territoire dans un environnement exceptionnel pour un parcours thérapeutique adapté (Handisport, Pair-émulation…). Les lits et places sont répartis entre 4 pavillons cliniques fortement spécialisés : Chirurgie orthopédique programmée du membre inférieur ; Médecine Physique et de Réadaptation en neurologie et locomoteur ; Prise en charge en médecine et SSR des maladies respiratoires et Centre de Ressources et de Compétences de la Mucoviscidose (CRCM) mixte, enfant et adulte ; Médecine, Soins de Suite et Réadaptation gériatriques.
Les missions s’articulent autour et de missions propres au profil et d’un socle commun d’assistanat de direction :
Missions propres, sous la responsabilité de la responsable du pôle pilotage, performance, coopérations et projets
> Encadrement de proximité du bureau des admissions
· Garant du process de facturation / admissions et frais de séjours
· Management d’une équipe de 4 gestionnaires administratives au bureau des admissions
· Gestion des dossiers complexes en lien avec les services centraux
· Gestion des ordres de mission
> Pilotage activité et suivi budgétaire
· EPRD/ budget/ CPOM (dimension financière): Suivi de l'activité, des recettes et des dépenses en lien avec les acteurs concernés (suivi budgétaire)
· Appui à l’analyse medico-éconmique des projets
> Gestion des conventions de coopération (suivi, facturation, évaluation, …)
> Elaboration et suivi des dossiers d’autorisations
Secrétariat de Direction (socle commun): en complémentarité avec son binôme assistante de direction
> Gestion, organisation, coordination du secrétariat :
· Accueil et présentation physique et téléphonique
· Organisation de réunions, visites, conférences, événements, …)
· Prise de notes, frappe et mise en forme des documents (instances, Codir, ...)
· Prise de rendez-vous/gestion des agendas
· Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
· Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
· Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
> Affaires générales
· Elaboration et suivi des tableaux des gardes et astreintes
· Gestion administrative des instances en lien avec les responsables (calendrier, organisation logistiques, rétroplanning, rédaction des PV, …), en dehors de la CLDU piloté par la PCRU
· Contribution aux aspects de communication et à l’organisation des évènements…
· Rédaction et diffusion de notes de service et d’information
> Suppléance du service relation aux usagers en cas d’absence de la personne chargée de la relation avec les usagers
Liens hiérarchiques :
Responsable du pôle pilotage, performance, coopérations et projets
L’organisation de la répartition des misions sera à préciser en fonction du profil du candidat retenu, et en lien avec l’autre poste d’adjoint des cadres.
Catégorie
Être titulaire d’un grade administratif de catégorie B (ou exercer en qualité de contractuel de droit public sur poste équivalent)
Expériences
Expérience hospitalières (ou fonction publique) indispensable
Expérience d’encadrement d’équipe et assistanat de direction appréciée
Connaissances acquises et/ou à acquérir
Connaissances du fonctionnement hospitalier, du fonctionnement des HCL
Analyse et maîtrise des situations de travail complexes.
Connaissances approfondies dans les outils bureautiques (suite Office) et Utilisation de logiciels spécifiques
Aptitudes :
> Managériales
Loyauté hiérarchique et institutionnelle
Anticipation et reporting
Positionnement
Collaboration, dialogue et négociation
Objectivité et neutralité
Sens de l’équité
Curiosité intellectuelle et ouverture d’esprit : faire preuve de dynamisme et de créativité
> Organisationnelles
Autonomie et prise d’initiative
Sens des priorités
Disponibilité et adaptabilité.
Capacités d’analyse et de synthèse
Discrétion professionnelle