Le Groupement Hospitalier Sud regroupe l’Hôpital Lyon Sud et l’Hôpital Henry Gabrielle. Il est une référence dans la prise en charge des urgences, des femmes enceintes, des patients âgés et dans la rééducation et la réadaptation fonctionnelle. Associé à un campus universitaire et à l’Institut de formation Clémenceau, il contribue à former les professionnels paramédicaux et les médecins de demain.
Le Secrétariat de la Direction du Groupement Hospitalier Sud est constitué de deux secrétaires, référente chacune d’un ou plusieurs directeur(s). Ce poste nécessite de travailler en étroite collaboration afin d’assurer la continuité du secrétariat. Le périmètre de la Direction est constitué par: La Directrice du groupement, le Directeur Adjoint, le Directeur des Affaires Générales, le Directeur de Projet BAURéaLS.
Les missions attendues sur le poste sont les suivantes :
- Assistanat de Direction : Gestion prioritaire des agendas du Directeur Adjoint du Groupement, du Directeur des Affaires Générales ainsi que la gestion de la logistique associée (préparation des dossiers, organisation de réunions, réservation de salles);
- Missions générales de secrétariat : gestion du courrier, classement, accueils physique et téléphonique, suivis de l’avancement et de l’évolution des dossiers, rappel des échéances, frappe et mise en forme de courriers, dossiers, comptes rendus, convocations, notes d’information, procès verbaux.. Mise à jour de l’annuaire téléphonique ;
- Gestion des relations avec les différents interlocuteurs des Directeurs et leurs secrétariats respectifs ;
- Gestion des salles de réunion de la Direction et de leurs équipements, commandes/réception/rangement de fournitures ;
- Participation aux préparatifs /déroulement des journées de séminaires, événements du groupement hospitalier ;
- Assistanat des Directeurs sur leur périmètre respectif.
Le poste est localisé à l'hôpital Lyon Sud.
Compétences
La secrétaire de Direction devra maîtriser les outils de bureautique et la gestion d'agendas (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Team’s).
Une expérience en tant que secrétaire de direction est souhaitée.
Savoir être
Rigueur et précision
Sens de la représentation de la direction,
Sens de la discrétion, respect de la confidentialité
Dynamisme et motivation
Capacité d'organisation et d'accueil, de savoir être au sein d'une équipe