Le Groupement Hospitalier Est regroupe l'hôpital Pierre Wertheimer, l'hôpital Louis Pradel, l'hôpital Femme Mère Enfant et l'Institut d’Hématologie et d’Oncologie Pédiatrique et assure des prises en charge spécialisées et de recours. Il abrite notamment 56 centres de référence et de compétence dédiés aux maladies rares, un centre d’investigation clinique, une maternité de niveau III, un centre de radiothérapie, des plateaux techniques de pointe, et un service d’accueil des urgences pédiatriques.
Les missions principales de l’Assistant de la direction sont :
o Assurer le secrétariat des 2 directions :
o Directeur Référent de PAM des Spécialités Pédiatriques et Couple Nouveau-né en lien avec les secrétariats de ces deux PAM
o Directeur projet Hôpital Universitaire de Médecine et Réadaptation (HUMR)
o Assister le directeur dans la gestion/constitution de dossiers
o Suppléance du secrétariat de la Direction des Services des Ressources matérielles et du développement durable et du Directeur Référent du PAM CPMH/spécialités neurologiques ou de la Direction des soins
o Missions ponctuelles liées au thématique des 2 Directions prises en charge
Principales activités
o Gestion des agendas (rdv, réunions, congés…) du directeur,
o Organisation, planification et préparation de réunions/de groupes de travail et de comités de pilotage : réservation de locaux, convocations, envoi des CR, etc.
o Accueil et renseignement (physique et téléphonique).
o Gestion de la correspondance : distribution et envoi du courrier.
o Rédaction de courriers administratifs, comptes rendus de réunion, notes.
o Elaboration de diaporamas ou autres supports visuels.
o Création et actualisation de supports Excel pour aide de dossiers ou aide à la saisie.
o Préparation des RDV de notation et de recours amiables.
o Diverses prestations d’aide à l’installation matériel informatique pour réunion, impressions de documents, photocopies, quick di, …).
o Commande des fournitures (Hospimag, Lyreco).
o Anticipation de toutes les activités récurrentes des 2 directions.
- Sens de l’accueil et des rapports institutionnels.
- Sens de l’écoute, disponibilité et qualités relationnelles.
- Discrétion et respect du secret professionnel.
- Autonomie et, esprit d’initiative.
- Sens de l’organisation et de l’anticipation.
- Aptitude à hiérarchiser les activités et savoir gérer l’urgence.
- Savoir rendre compte.
- Maîtrise de l’orthographe.
- Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint, Intranet, Internet, Outlook (messagerie + calendrier).
CONDITIONS CONTRACTUELLES
Filière : Gestion, administratif, support
Etablissement : GROUPEMENT HOSPITALIER EST
Service / Spécialité : DIRECTION
Nature du contrat : CDD
Si applicable, préciser la durée du contrat : 1 mois renouvelable (besoin = 6 MOIS)
Quotité de temps de travail : 100
Modèle Horaires : 8h -16h
Nature du poste : Remplacement
Catégorie Emploi : Catégorie C
Date de recrutement souhaitée : 11/08/2025
Nom du Cadre Recruteur : S AGERON