Le Pôle de Santé Publique des Hospices Civils de Lyon est un pôle transversal d’activités médicales réparties sur 6 thématiques : les Territoires, les Vigilances réglementaires, les Centres régionaux, la Promotion et santé des populations, l’Information médicale, l'appui à la recherche. Ses grandes missions sont conduites en lien avec les directions fonctionnelles centrales, les directions transversales, et les Groupements Hospitaliers.
Le Pôle de Santé Publique est un pôle multi thématique, regroupé selon 4 axes : les vigilances, l’appui à la recherche clinique, les parcours et promotion de la santé, les données en santé.
Service : Le Département d’Information Médicale (DIM) des HCL est un service de l’axe «Données en Santé» du PSP. Il est responsable du recueil de l’Information Médicale et de l’optimisation des recettes d’activité liées aux hospitalisations dans le cadre de la T2A. Le DIM est en charge de l’analyse de ces données (description d’activité, aide au pilotage et à la stratégie, épidémiologie…).
Le DIM est composé d’une équipe de coordination (site des Célestins), de 4 unités d’information médicale de groupement (sites du GHC, GHN, GHE et GHS) qui gèrent l’activité de médecine, chirurgie, gynéco-obstétrique-néonat (GON) et psychiatrie et d’une unité transversale qui gère l’activité SMR (site Henry Gabrielle).
L’unité de coordination effectue des prestations de service «transversales» pour les autres équipes du DIM et pour les HCL : envois tutelles, gestion fonctionnelle et exploitation du logiciel de recueil de l’activité Web100T, gestion des habilitations ePMSI, coordination de la certification des comptes, suivi de l’exhaustivité et de la qualité des données, analyses de données, production des données pour l’Etude Nationale de Coûts, etc.
Les unités des groupements et l’unité SMR sont en charge du recueil, de l’exhaustivité et de la qualité des informations médicales. La qualité de ces données est un élément essentiel pour garantir la juste rémunération des séjours, part T2A représentant un peu plus de la moitié du budget de l’établissement et également la pertinence des travaux d’analyse et de stratégie qui sont menés à partir des données PMSI. Dans ce cadre, des collaborations sont établies avec les services cliniques, les PAM, les Bureaux des Admissions et les Directions de GH ainsi que plusieurs directions transversales (DAF, DTP, DCST).
Le DIM des HCL est également DIM support pour les établissements du Groupement Hospitalier de Territoire (GHT) Val Rhône Centre.
Le DIM est responsable du recueil des données médicales nécessaires au financement à l’activité. Il organise le recueil et la transmission des données PMSI en Médecine, Chirurgie, Obstétrique (420 000 séjours hospitaliers), en Soins de Médecine et de Réadaptation (8 000 séjours) et en Psychiatrie (30 000 séquences). L’équipe du DIM compte 80 personnes (74 ETP PM/PNM) au 01/01/2025 réparties dans les différents sites. Certains médecins interviennent sur plusieurs sites.
Lieu d’affectation du poste : Multi sites HCL.
L'encadrement en Information Médicale est placé sous la responsabilité fonctionnelle du chef de service du DIM. Il est rattaché hiérarchiquement à l’encadrement supérieur du pôle. Le cadre est responsable de la gestion et de l’animation de l’équipe non médicale, en collaboration avec l’équipe médicale. Il contribue par ailleurs à la conduite de plusieurs projets au sein du DIM.
Son poste comporte deux grands champs d’intervention qui rendent indispensable un fonctionnement en coordination avec différents interlocuteurs :
1 - Il collabore :
- Pour le suivi RH : en priorité et de façon hebdomadaire, avec les référentes PMSI du DIM et autant que de besoin, avec les responsables médicaux des unités transversales et de groupements, et la Direction du PSP (CAP ou CSS).
- Pour le suivi de projets : avec la chefferie de service et les responsables des unités de groupement, les référentes PMSI, les encadrants médicaux et paramédicaux des services de soins et des services administratifs.
Management multi sites, collaboration adaptée avec les équipes et médecins.
2 - Il est membre du bureau du DIM pour favoriser sa connaissance des projets et les interactions éventuelles, partager les situations rencontrées et les actions envisagées ou réalisées. Le bureau du DIM est composé du chef de service et ses adjoints, des responsables d’unité, des référents PMSI MCO et SMR et de l’encadrant en Information Médicale. Il se réunit toutes les 3 semaines.
Le périmètre de responsabilité du cadre s’établit sur l’ensemble de l’équipe des Techniciens d'Information Médicale (TIM) pour la Médecine-Chirurgie-Obstétrique (MCO) du DIM (soit 50 personnes) avec notamment les activités suivantes :
- Animation de l’équipe TIM des unités favorisant le partage des savoirs et la mutualisation des compétences.
- Mise en place et déploiement d’outils de management d‘équipe pour créer ou maintenir une dynamique de service au niveau du DIM et au sein de chaque unité de groupement, en lien avec le médecin responsable.
- Mise en place et utilisation d’outils de communication facilitant la circulation d’information dans le respect de la confidentialité.
- Réalisation et suivi du planning des unités (télétravail, congés, formations…) et gestion de l’absentéisme.
- Entretiens annuels des TIM MCO : réalisation des entretiens et suivi des actions identifiées.
- Recensement des besoins, élaboration de parcours de formation en fonction des compétences identifiées, gestion des priorités, suivi des participations et suivi du plan de formation en collaboration avec la secrétaire.
- Gestion des situations individuelles, en lien avec l’encadrement supérieur.
- Gestion Prévisionnelle des Métiers et des Compétences, mise à jour des fiches de poste.
- Recrutements : vérification de la validation financière avec le ou la CAP du PSP, préparation des fiches de poste avec le chef de service, participation aux entretiens de recrutement, gestion de l’arrivée avec le responsable d’unité et la référente PMSI MCO.
- Télétravail : vérification du respect des règles institutionnelles, mise en œuvre opérationnelle et suivi en collaboration avec la secrétaire.
- Gestion matérielle et environnementale : gestion des alertes liées aux dysfonctionnements des matériels ou aux dysfonctionnements de maintenance des locaux, recensement et expression des besoins en collaboration avec les services supports, demande d’adaptation des locaux et des matériels en regard de l’organisation et de l’ergonomie de travail.
La continuité des missions RH est assurée avec les référentes PMSI Médecine-Chirurgie-Obstétrique (MCO) et Soins Médicaux et de Réadaptation (SMR).
Le cadre est en charge du pilotage de certains volets des projets transversaux du DIM sous la responsabilité du chef de service. Il collabore à certains plans d’action et en assure le suivi.
Le cadre participe, en coordination avec les référentes PMSI, à l’amélioration continue de la qualité des données médico-administratives et PMSI. Il favorise l‘utilisation de la gestion documentaire (documents d’organisation, de réalisation, de traçabilité) en lien avec son périmètre d’activité et de responsabilité.
Il acquiert une connaissance des métiers et outils du domaine de l’Information Médicale.
Cette liste de tâches n’est pas exhaustive et doit s’adapter à toute modification d’organisation.
- Cursus professionnel diversifié avec expérience en management.
- Connaissance de l’environnement hospitalier et possiblement de l’institution HCL.
- Connaissance du PMSI et de la T2A appréciée.
- Connaissance de l’accueil administratif du patient dans l’unité de soins : accueil, formalités de sortie, mouvements.
- Connaissance du parcours patient souhaitée
- Maitrise des outils informatiques : Word, Excel, Power Point, logiciels institutionnels (Easily, Chronos).
- Aptitudes relationnelles : maîtrise de soi, capacité à se positionner, à prendre du recul, gestion des conflits, gestion en proximité.
- Communication mesurée et adaptée au contexte et aux interlocuteurs.
- Capacité de management : sens de la hiérarchie, des responsabilités, de l’exemplarité.
- Capacité à développer ses compétences et d’élargir ses connaissances des métiers de l’Information Médicale.
- Esprit d'initiative dans les limites de son poste, autoévaluation constructive, capacité à rendre compte.
- Qualité organisationnelle : rigueur et précision dans les méthodes, transmission et gestion des priorités.
- Capacité à faire face et à accompagner un changement rapide d’organisation, adaptabilité.
- Capacité de coordination : maitrise de la gestion de projets transversaux.
- Poste à temps plein, forfait cadre.
- Amplitude horaire adaptée à l’organisation du travail et à l’activité.
- Déplacements fréquents sur les sites des HCL.
- Ordre de mission permanent pour le remboursement des frais liés aux déplacements si véhicule personnel ou prise en charge partielle de l’abonnement TCL pour les transports en commun.
- Télétravail possible selon les conditions de la charte HCL.
Ce profil de poste peut être sujet à modifications selon l’évolution de l’organisation de la structure et des activités.