Les Hospices Civils de Lyon, ce sont 13 hôpitaux publics, tous animés par une triple mission : le soin, la recherche et l’enseignement. Nous formons ensemble une communauté de 24 000 femmes et hommes, soignants et non soignants, partageant une seule et même vocation : soigner et prendre soin de chaque patient, quelles que soient sa situation et ses pathologies, tout au long de sa vie.
Le Groupement Hospitalier Centre regroupe trois établissements : l’hôpital Edouard Herriot, l’hôpital des Charpennes et le Centre de soins dentaires. Il est une référence dans de nombreuses spécialités médicales et chirurgicales, les pathologies bucco-dentaires de l’adulte et de l’enfant et la prise en charge des patients âgés.
- Organisation et gestion des agendas du directeur référent, de l'encadrement supérieur et des cadres administratifs
- Accueil physique et téléphonique
- Organisation et coordination des différentes instances des pôles, participation à certaines instances de gouvernance
- Préparation logistique des réunions (élaboration de diaporamas et autres supports de communication)
- Transcription de documents (correspondances, comptes-rendus, ...)
- Organisation, planification et préparation de réunions/de groupes de travail/ instances régulières du pôle : réservation de locaux, vérification et installation du matériel informatique, commande de prestations, convocations, envoi des CR, etc.
- Participation à l'organisation d’événements au sein des pôles (préparation, communication, aide logistique, ...)
- Gestion de dossiers spécifiques et diverses tâches supports aux différents collaborateurs
- Organisation, classement et archivage des dossiers et espaces communs
Profil recherché :
- Assistant(e) médico-Administrative (catégorie B) ou adjoint(e) administratif(ve) avec expérience d’assistanat de direction (catégorie c)
- Titulaire d'un diplôme d'assistanat de direction ou apparenté
- Ou détenir une expérience significative dans le domaine
Compétences recherchées :
- Maîtrise de la bureautique
- Maîtrise de l’utilisation d'outils collaboratifs et de communication
- Maitrise parfaite du français écrit et parlé
- Maîtrise des techniques de prise de notes
- Polyvalence
Savoir être attendu :
- Discrétion professionnelle
- Capacités relationnelles
- Sens de l'organisation et autonomie
- Capacités de synthèse et à gérer les priorités